Total Quality Management

Failing to Control Quality
Kegagalan dalam mengontrol kualitas bisa disebabkan karena kegagalan internal dan eksternal, ini merupakan non-value added activity.

Kegagalan internal
Kegiatan ini terdeteksi sebelum barang sampai ke konsumen. Contoh-contoh aktivitas:
• Disposing of scrap
• Pengerjaan ulang
• Pengujian ulang
• Penundaan proses
Kegagalan internal merupakan beban yang paling banyak terutama dari hilangnya waktu processing. Dan inilah yang paling susah dalam menilainya karena berimbas pada penjualan di masa yang akan dating.

Kegagalan eksternal
Kegagalan yang terdeteksi setelah tersampaikan ke konsumen, salah satunya:
• Garansi
• Penempatan kembali
• Product liability statement
• Customer complaint resolution
• Restotasi atas reputasi
• Lost sales
Hal ini bisa saja merupakan beban perusahaan karena memberikan effect ke reputasi perusahaan. Cost atas aktivitas ini sangat besar. Argumen dari TQM bahwa setiap pengeluaran untuk aktivitas yang mampu mencegah kegagalan merupakan efektivitas biaya. Argumen ini sulit untuk diwujudkan karena karena peluang atas forgone sales sangat tinggi tetapi sulit dinilai objektivitasannya.

Penilaian atas Qualitas Biaya
Pensortiran singkat atas activity-cost data dengan menggunakan pengklasifikasian cost-of-quality menghasilkan penilaian qualitas.

Reporting cost of Qualitas
Peningkatan aktivitas pencegah seharusnya dapat meningkatkan nilai dan juga menurunkan atau mengeliminasi kebutuhan untukinspeksi, kegagalan internal, dan kegagalan eksternal.

Integritas dan Qualitas Perusahaan
Indikasi penilaian penting atas kesusksesan perusahaan:
• Profitabilitas
• Kualitas product
• Reputasi dan integritas perusahaan
Quality Award dan Certification
The International Organitation for Standar membuat ISO 9000, ini adalah international stanar untuk manajemen. Untuk mendapatkan sertifikasi perusahaan harus mendokumentasikan quality sistemnya dan lulus ujian dari pihak ketiga misal audit atas manufacturing dan customer services process.

Importance of Managing Time in a Competitive Environment
Organisasi yang sukses menyadari bahwa pada competitive market permintaan barang itu semakin berkurang:
• New produk dan services development time
• Customer response time
• Cycle time
Semua unit aktivitas utama bisnis memiliki waktu penilaian objektivitas . peningkatan dalam kecepatan merespon membutuhkan efisiensi dalam proses kerja dan hamper selalu membutuhkan efisiensi dalam proses kerja dan membutuhkan waktu peningkatan kualitas. Kualitas yang buruk membutuhkan inspeksi, penerjaan ulang, testing merupakan penyebab utama dari pemborosan waktu pengerjaan. Pendekatan manajemen just in time secara simultan mengelola kualitas dan waktu.

Waktu Pengembangan Produk dan Jasa Baru
Adalah lama waktu antara pertama kali memutuskan membuat produk baru dan waktu saat menjual ke konsumen.

Siklus waktu dan kecepatan merespon konsumen
Adalah waktu antara saat konsumen memesan barang/jasa dan menyampaikan barang/jasa ke konsumen. Semakin pendek siklus waktu yang ditempuh semakin kompetitive perusahaan itu.
Perbaikan pada kecepatan respon konsumen dapat terjadi dengan cara mengeliminasi value-added activity dan kualitas buruk pada proses produksi.

Cost of Time
Menambah kapasitas dan kemampuan tanpa kemapuan tanpa meningkatkan proses dan kualitas dapat menjadi tidak efisien sehingga mengurangi daya saing. Alternatif lain yang tidak bisa diabaikan karena kekosongan waktu adlah dengan menganalisis peluang.
Perusahaan manufajtur mengalokasikan biaya overhead pada tiap unit bisnis dan produk dengan menggunakan siklus waktu sebagai pemicu biaya meski pendekatan pengalokasia ini tidak akurat dalam mengukur penggunaan sumber daya atau biaya oportunity dari waktu yang terbuang percuma.

Manajemen Proses dan Efisiensi Produktivitas
Efisiensi proses, kemampuan untuk mentransform input sampai siap dengan biaya yang terkecil, tergantung juga pada kerja pegawai untu mencapai tujuan.
Throughput adalah jumlah barang dan jasa yang diproduksi dan disampaikan ke konsumen selama periode waktu penilaian dalam Dollar terms atau penilaian fisik.
Organisasi mengatur dua tipe proses:
1. proses produksi
yaitu berdampak langsung dalam produksi jasa/produk yang disediakan untuk konsumen luar.
2. bisnis proses, yaitu mendukung proses produksi.
Penilaian efisisensi atas proses produksi dan proses bisnis untuk menambah kualitas produk, yaitu:
• produktivity
• cycle-time
• throughput time ratio
siklus waktu yang pendek dan high throughput pssible hanya jika proses produktif dan bisnis bensr-bensr produktif. Proses yang produktif bisa didapat jika proses tersebut berkualitas tinggi.

Penilaian produktivity
Produktivity adalah outcome of process dibagi dengan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk proses tersebut.
Total factor productivity adalah nilai dari barang/jasa dibagi dengan total biaya untuk mrnghasilkan barang tsb.

Penilaian siklus waktu
Siklus waktu yang pendek artinya organisasi memberikan nilai yang lebih ke konsumen dengan biaya rendah, hal ini tidak mungkin terjadi tanpa adanya kualitas yang tinggi dan proses yang produktif.
Siklus waktu rata-rata seharusnya temasuk rata-rata waktu yang dibutuhkan sampai selesai dan mendistriusikan seluruh unti barang dan unit terbuang yang harus dikerjakan ulang atau sisa-sisa karena kerusakan, dimana itu adlah non-value added activity.

Penilaian Throughput Efficiency
Throughput efisiensi adalah hubungan antara Throughput achieved dengan sumber daya yabg digunakan.
Throughput time ratio = value added time
Total processing time
Perusahaan yang efisien memiliki achieved Throughput time ratio lebih dari 50% dengan mengeliminasi penundaan dan kerusakan yang tidak diperlukan

Managing Proses Capacity
Proses capacity adalah penilaian terhadap kemampuan proses untuk mentransform sumber daya sampai menjadi barang atau jasa, biasanya dijadikan patokan tingkat pemrosesan input sampai menghasilkan output per time periode.

Penilaian kapasitas
Tiga penilaian yang mempemgaruhi perusahaan untuk mengontrol proses capacity:
1. theoretical capacity
tingkat maksimum proses yang memungkinkan untuk mentransform input menjadi output dimana keseluruhan proses dipakai dan tidak ada kapasitas yang terbuang.
2. practical capacity
seperti pada proses theoretical capacity namun dikurangi dengan adnya planned downtime untuk penjadwalan pemeliharaan dan pengembangan.
Kelebihan atau kapasitas yang tidak terpakai adlah jumlah practical capacity melebihi permintaan output dari proses tersebut.
3. kapasitas berlebih
mengundikasikan sumber daya yang terbuang; negative excess capacity mengindikasikan hilangnya output peluang.

Managing Quality + Productivity + Capacity = JIT
Just in time (JIT) adalah proses pembelian, pembuatan, dan pelepasa produk dan jasa ketika dibutuhkan. JIT bias mengurangi biaya pemeliharaan persediaan.
Biaya pemeliharaan persediaan adalah biaya atas penerimaan, handling, penyimpanan, dan asuransi atas persediaan.
Tanpa usaha yang sia-sia untuk mengoreksi kesalahan, JIT membutuhkan siklus waktu yang pendek. Untuk mengaplikasikan JIT tidak bisa jika aktivitasnya unreliable atau Sumber day aynag digunakan tidak sempurna.

JIT manufacturing
Perusahaan manufaktur juga bisa merasakan keuntungan dari pengaplikasian filosofi JIT untuk pengelolaan sumber daya fisik mereka.
Concern untuk mengeliminasi sisa dari non-value added activity dan kerusakan adlah solusi yang ditawarkan oleh manufakturing JIT.

Traditional ”push” Manufacturing
Traditional manufacturing dimulai dengan siklus manufaktur yaitu meramal jumlah order untuk satu periode waktu.
Berdasar ramalan atas produksi dan persediaan material, perusahaan memesan bahan baku dan berproduksi sesuai perkiraan awal.
Pendekatan ini untuk perusahaan manufaktur tidak efisien, karena:
1. dikendalikan oleh perkiraan penjualan, dimana hal tersebut merupakan guide yang tidak akurat untuk produksi.
2. manufaktur tradisional biasanya waktu dan jumlah bahan baku dan seluruh aktivitas produksi tidak tepat.
Perusahaan manufaktur bisa mengurangi motivasi untuk mengembangkan quality dan memotivasi untuk menggunakan kapasitas berlebih.

JIT ”pull” Manufacturing
Proses ini melalui pemesanan dari pelanggan diikuti dorongan untuk produksi.
Pendekatan JIT lebih fleksibel atas kebutuhan konsumen dan kebutuhan persediaan yang rendah dibanding metode tradisional –hanya sebanyak kebutuhan untuk memproses pesanan- JIT production tidak berlaku untuk design, implement, atau manage.

Role of Cost Management
Setelah melakukan benchmarking ke competitor yang lebih efisien bahwa organisasi yang tidak mengaplikasikan JIT biaya atas kelebihan persediaan dan biaya kualitas lebih besar dibanding dengan perusahaan yang mengaplikasikan JIT. Oleh karena itu perusahaan lebih consider untuk mengadopsi pendekatan JIT production.

JIT Sucsess Factors
1. commintment to quality
2. creation of flexible capacity or predictible orders
3. achievement of reliable supplier relation
4. development of smooth production flow
5. maintenance of a well-trained, motivated, flexible workforce.
6. achievement and improvement of short cycle and customer response times.